Cambiando la percepción negativa de las impresoras

En la película «Office Space», los trabajadores de oficina descontentos traen su impresora propensa a errores a un campo cercano y comienzan a destrozarla. Esto les ayuda a sentirse mejor sobre su trabajo y sobre los desafíos de las impresoras. Si bien la escena es divertida de ver, ciertamente no deja una imagen positiva de las impresoras, reforzando la percepción común de que son difíciles de usar.

Afortunadamente, las impresoras están incorporando cada vez más nuevas características para mejorar su facilidad de uso. Este artículo discutirá las formas en que estos dispositivos se han vuelto más simples de operar, así como también proporcionará estadísticas sobre la importancia de la facilidad de uso para las empresas.


Importancia de la facilidad de uso
Las empresas estadounidenses y de Europa occidental con menos de 50 empleados dicen que la facilidad de uso es un criterio importante para seleccionar un producto o proveedor para su organización (54%); sólo ocupa el segundo lugar en importancia al precio (64%). Los factores como el servicio y soporte, la compatibilidad e integración de software, las capacidades de seguridad, las capacidades de servicios profesionales, la reputación del proveedor, el conocimiento de ventas y la marca son significativamente menos importantes para estas pequeñas empresas.

Si bien las compañías más grandes clasifican la facilidad de uso un poco más bajo (alrededor del 36% lo consideran un criterio importante para la selección de productos / proveedores), todavía está sobre las capacidades de seguridad, las capacidades de servicios profesionales, la reputación del proveedor, el conocimiento de ventas y marca. Si bien es más probable que las organizaciones más grandes tengan personal de TI interno que pueda ayudarlos a navegar por los problemas de uso, enfrentar estos problemas en primer lugar puede dañar la productividad.

Características de las impresoras amigables con el usuario
Las impresoras amigables con el usuario a menudo tienen un panel de control y/o una pantalla táctil fáciles de usar, aplicaciones de productividad, utilidades de software, capacidades de mantenimiento y ayuda interactiva. Y una nueva función de facilidad de uso que se integra en un número creciente de dispositivos de impresión es el control por voz.

Panel de control: gran parte de la interacción diaria con una impresora o impresora multifunción (MFP) ocurre en una estación de trabajo de PC y se logra a través del controlador de impresión y las utilidades de software. Pero se realiza una buena cantidad de operaciones más allá de la impresión directa, como escanear, copiar y enviar faxes, a través del panel de control del dispositivo y/o la pantalla táctil.

Los dispositivos de impresión más fáciles de usar tienen pantallas táctiles que son lo suficientemente grandes para leer y navegar fácilmente. Los iconos están claramente marcados y los trabajadores tienen la capacidad de colocar las funciones más utilizadas en los niveles superiores del sistema de menús. Las oficinas también pueden mejorar la experiencia del panel de control al tener varias impresoras del mismo fabricante. Esto ayuda a los trabajadores a sentirse cómodos con la interfaz de usuario particular del fabricante.

Aplicaciones de productividad: muchos dispositivos de impresión ahora admiten aplicaciones. Vienen preinstaladas en el dispositivo o pueden ser descargadas por el cliente o un tercero. Estas aplicaciones, que se inician con un simple toque en la pantalla del panel de control, están diseñadas para realizar operaciones complejas con un solo o un número mínimo de pulsaciones de teclas.

Si bien la cantidad y los tipos de aplicaciones disponibles varían de un proveedor a otro, algunas de las aplicaciones que se encuentran con mayor frecuencia se enfocan en áreas como contabilidad de costos y páginas, administración de documentos y enrutamiento de archivos escaneados, y acceso a la información. Cuando las aplicaciones se diseñan e implementan correctamente, pueden mejorar en gran medida la facilidad de uso del dispositivo, así como la aplicación o función particular a la que están diseñadas para acceder.

Utilidades de software: otra área importante de facilidad de uso son las utilidades de software que acompañan al dispositivo, incluidos el controlador de impresión, el controlador de fax y cualquier software de escaneo y/o reconocimiento óptico de caracteres (OCR). Muchos controladores de impresión y utilidades asociadas permiten a los usuarios definir las configuraciones comunes que se aplican a su uso específico del dispositivo, lo que ayuda a mejorar su experiencia.

Capacidades de mantenimiento: la facilidad de mantenimiento de la impresora también es importante. Por ejemplo, ¿son fáciles de instalar/agregar los suministros? ¿Qué tan difícil es arreglar un atasco de papel? Los usuarios no deberían tener que luchar para realizar estas tareas. Algunos proveedores colocan las instrucciones de mantenimiento justo en el área donde se realiza la operación de mantenimiento particular, mientras que otros detallarán el proceso de mantenimiento/reemplazo en el panel de control con una serie de pantallas de instrucciones (o puede haber un video disponible).

Los mensajes detallados de error y actualización también mejoran la facilidad de uso. Por ejemplo, un mensaje que dice «Es necesario reemplazar el fusor» es mucho más útil que otro que dice «Error E331». Además, una utilidad de solución de problemas puede ser beneficiosa.

Ayuda interactiva: la ayuda interactiva permite a los trabajadores acceder a la ayuda sensible al contexto sobre cómo usar una función o función específica mediante el toque de un botón o icono. Los dispositivos multifunción con conectividad a Internet pueden dirigir a los usuarios a la ayuda en línea, mientras que otros dispositivos tienen una ayuda más limitada integrada.

Control por voz: cada vez más, las impresoras pueden controlarse mediante el habla humana mediante el uso de asistentes de voz como Amazon Alexa, Google Assistant y Microsoft Cortana. Canon, Epson, HP, Sharp y Xerox son solo algunos ejemplos de fabricantes de impresoras que incorporan esta capacidad en sus dispositivos.

El beneficio de esta función para los usuarios es que la interacción con la impresora puede ser más simple y más rápida. En lugar de tener que escribir y navegar por los sistemas de menú, simplemente le dicen a la impresora lo que quieren. Los comandos de voz también pueden permitir que las personas con ciertas discapacidades físicas utilicen o utilicen mejor el dispositivo.

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